7 passos para organizar a empresa em 2016 e vencer a crise

Todo início de ano é igual: fazemos listas, planejamos novos objetivos e pensamos sobre nossos sonhos. No âmbito profissional, é o momento de estabelecer novos rumos ou refazer o planejamento da empresa. A principal dificuldade em se estabelecer metas e traçar objetivos, conforme explica o especialista em Gestão e Marketing Weder Carneiro, é seguir os planos ao longo do ano.

“Selecione as três metas mais importantes das 10 que você gostaria de realizar em 2016, colocando, inclusive, as datas em que elas devem acontecer”, ensina o empreendedor. Ao estabelecer os três principais objetivos, é possível dar os primeiros passos na construção do crescimento da empresa. É necessário estabelecer prioridades, comunicar aos funcionários e esclarecer como os objetivos serão alcançados.

Weder Carneiro detalha os passos principais que devem ser dados para que a empresa se programe devidamente e drible a crise em 2016.

1. Contextualize a situação inicial: veja como está o cenário, o histórico dos fatos positivos e negativos para o negócio, a situação atual e, caso tenha dúvidas, busque informações para saná-las. “É necessário olhar para a empresa, para o mercado e, especialmente, ter os objetivos alinhados aos valores, missão e visão do negócio”, explica.

2. Identifique as possibilidades: no planejamento, existem geralmente várias opções de como resolver os problemas ou abrir novos caminhos. “Veja quais são suas possibilidades profissionais: pode ser um curso, uma parceria, investir em um treinamento ou em melhorias na empresa”. Ele explica que deve-se listar as opções e decidir por aquela mais realista.

3. Execute o planejamento: trabalhe confiante na direção dos seus sonhos e ambições. “Ou você toma a dianteira nos seus rumos profissionais ou eles se darão ao acaso: você pode escolher qual opção quer”, alerta Weder, que ressalta a importância de comunicar as metas da empresa da forma mais clara possível aos funcionários. “Deve-se alinhar os objetivos do negócio com os funcionários, que precisam saber aonde a empresa quer chegar; que tipo de clientes vai priorizar; qual o portfólio de serviços vai prestar; e como será essa entrega para o cliente”. Desta forma, o funcionário terá maior capacidade de participar e auxiliar no planejamento, desde que a comunicação seja limpa e clara. “Se o atendimento precisa ser efetivo, é necessário explicar o que isso significa, já que cada um pode interpretar a palavra de formas diferentes”, ensina o especialista.

4. Mensure seus passos: enquanto está trabalhando lembre-se de, eventualmente, analisar se está no caminho certo. Reveja seu planejamento e analise sua evolução. É importante analisar sempre o caminho e a direção que está tomando. “No caso de um objetivo que se pode alcançar em curto prazo, é importante fazer revisões semanais para avaliar o progresso. Projetos com prazos mais longos podem ser divididos em quatro passos ou mais, e ter revisões após a realização de cada um deles”, ensina o empreendedor.

5. Comemore suas conquistas: tanto quanto o esforço, a recompensa também precisa ser estabelecida. Conseguiu atingir as metas? Festeje, dê-se um presente. “Essa recompensa é merecida e faz muito bem à mente”.

6. Lembre-se que tudo é um ciclo: a caminhada do sucesso demanda ações contínuas. “Assim, tão importante quanto crescer é continuar trabalhando para atingir novos objetivos, novas metas e novos ganhos”, lembra o especialista.

7. Aposte nos softwares e na própria crise: já existem diversas ferramentas gratuitas na internet, ou mesmo aplicativos para celular, que ajudam a definir o projeto, as tarefas, quem irá participar e de que forma. Como 2016 não promete ser um ano fácil na economia brasileira, Weder Carneiro destaca o valor de proximidade com o cliente. “Estudos realizados nos Estados Unidos apontaram crescimento em milhares de empresas que apostaram no relacionamento com o cliente e na publicidade, mesmo durante a grande crise americana de 2008 e 2009”, conclui.

Weder Carneiro – Administradores

Por que perdemos vendas?

O Brasil, passa por um momento, nunca antes visto, sempre se falou em globalização, mas até pouco tempo, por sermos um país emergente não tínhamos sentindo a globalização em sua essência, problemas econômicos de nosso país impediam que empresas multinacionais viessem vender seus produtos aqui ou até mesmo produzi-los. Porém hoje a situação mudou e essas empresas com suas tecnologias revolucionárias desembarcaram em terras “tupiniquins”, e apesar dos pesares, as empresas brasileiras tem suportado com muita competência a competição. Neste cenário o consumidor acaba ganhando com variedade de ofertas no mercado.

Contudo, mesmo em empresas com uma estrutura completa, com departamentos de marketing afinados ainda perdem vendas, independente da empresa ser estrangeira ou nacional, isso por que nossos vendedores acabam por cometerem alguns erros como:

Planejamento falho ou inexistente
O vendedor antes de sair a campo tem que planejar como vai ser a abordagem, que estrategia irá utilizar, determinar quais serão as possíveis concessões que ele pode fazer ao cliente.

O grande problemas hoje dos vendedores, é não acreditar no poder que ele tem, e temer o poder do comprador.

Falta de conhecimento
Outro problema que afeta diretamente o sucesso nas vendas é a falta de conhecimento em técnicas de vendas: o vendedor tem que buscar capacitação além do que é oferecido pelas empresas e faculdades, vender é a arte de pintar a guerra com um pincel e pouca tinta, por isso ele deve dominar as estrategias e táticas de negociação, conhecer as necessidades do comprador e da sua empresa.

Não estipular metas e objetivos
É extremamente importante para que as vendas aconteçam de maneira saudável, que o vendedor planeje seus objetivos e coloque metas para serem cumpridas. Esse planejamento é necessário para não se perder, e para que ao final de cada venda eles saibam se foi uma negociação boa ou ruim.

Fraqueza emocional
Pessoas são instáveis em sua essência, nos deixamos levar por emoções e não adianta acharmos que somos fortes sempre, situações adversas acontecem e por isso os vendedores tem que se capacitar, buscar treinamentos, mentores e tudo que a administração moderna oferece em técnicas, para que mesmo em situações de estresse, como por exemplo, o mês está acabando e falta aquela venda para fechar a meta, pressão em casa por algum motivo ou outras variáveis que estamos expostos e para fechar uma venda, muitas vezes concessões são feitas sem planejamento, resultando em prejuízos futuros, para a empresa no qual representa e para si próprio.

Medo de perder
Como falei acima, vender é uma guerra, e assim como uma guerra perde-se a batalha mas não perde-se a guerra. Os vendedores tem medo de perder e acham que só ele pode perder, mas o comprador não, e acabam seguindo normas dos compradores. O comprador tem metas e prazo para entregar o produto e tambem possui metas, ele tem que ter a mercadoria sua ou de outro vendedor.

Falta de persistência
Vendedores perdem vendas por não acreditarem em seu produto e em seu serviço, falta acreditar que sua visita foi bem feita e que a compra não foi efetivada, muitas vezes porque, o comprador está em dúvida, e não tem tempo para correr atrás de um vendedor.

Por isso tem que acreditar, ligue para o comprador, mande e-mail, peça uma feedback dê sua proposta, pergunte se ele entendeu, se precisa de mais alguma informação, coloque-se a disposição do mesmo, não espere, você tem metas, o comprador também.

Achar que preço é determinante para uma venda.
Apenas preço bom não quer dizer que a venda é sua, não torre preço, e nem queime sua comissão, não é bom pra você nem para empresa que vende.

Se sua empresa tem uma ótima estrutura, entrega sempre no prazo, produtos de boa qualidade, você tem que vender não só o produto, mas todo o processo, seu preço é o mais caro, porém sua entrega é a mais rápida.
Pergunte ao comprador o que ele precisa, lembre-se ele também tem prazo, o cliente dele pode querer um produto de melhor qualidade e está disposto a pagar, esse pode ser um desejo do comprador, então venda o que você tem, venda o seu preço sua marca sua estrutura, se a venda não for sua, é porque o cliente ainda não esta preparado para ter seu produto, mas ele pode se preparar, esteja você preparado para quando isso acontecer, e o ajude para que isso aconteça, e ele te ajudará em todo o processo, venda também seu “know-how” em negócios, agregue valor ao seu produto, o vendedor também é um “produto ” a ser “vendido”, se venda mostre que você pode ajudar.

Rodrigo Angelotto – Administradores

20 habilidades imprescindíveis a qualquer profissional

Todos querem trabalhar numa excelente corporação. Todos querem estar nas “Melhores Empresas Para Se Trabalhar”. O que nem todos captam, é que quem faz esta ou aquela empresa ser uma organização bem quista por todos, são as pessoas. São os funcionários, os capitais humanos que faz com que uma empresa cresça e se multiplique em seu nicho mercadológico. Logo, o que faz uma empresa ser melhor para se trabalhar é a própria pessoa que nela atua.

Várias pessoas têm conversado comigo, seja após minhas palestras, seja quando me contratam para ministrá-las, e me perguntam quais habilidades esses profissionais devem ter para fazer de qualquer organização, uma empresa melhor. Como estou sempre observando o ambiente onde me encontro, para identificar tendências e analisar como é o comportamento das pessoas, pude perceber quais são as necessidades das organizações, e quais são os profissionais que estão um passo a frente dos demais.

Procurei sintetizar o que observei para poder compartilhar com você um pouco dessas habilidades, que, creio, são imprescindíveis. Noto que essas habilidades fazem parte das pessoas que possuem um perfil empreendedor. Nas minhas palestras, costumo dizer que, se eu fizesse parte dos Recursos Humanos de uma empresa, somente contrataria uma pessoa que tivesse brilho nos olhos, uma “cara de orgasmo”, ou seja, que fosse cheia de vitalidade, de energia, que não vê a hora de arregaçar as mangas e começar a fazer aquilo que ela tem de melhor, porque ela tem consciência do que pode agregar e o que pode fazer de diferente em seu ambiente profissional.
Além desse brilho único no olhar e da consciência da relevância que ela tem no que faz, eu destaco ainda outras habilidades:
1) Integridade e coerência. Revela a capacidade que o profissional tem de se relacionar. Faz com que as outras pessoas se comprometam e cooperem com ele. Para isso é preciso confiança dentro de uma organização, bem como potencializar alguns pontos do profissional: analisar as situações em que houve um descomprometimento com alguma tarefa; informar aos outros quando não irá poder cumprir com uma tarefa, para não perder sua credibilidade; aplicar os feedbacks em suas ações; reconhecer seus erros perante os demais; fazer um planejamento, como um fluxograma, dos compromissos adquiridos que devem ser cumpridos.
2) Flexibilidade. É a atitude para lidar com os imprevistos e contornar os momentos de crise. Para isso, tem que se “treinar” a improvisação. Mas como? Há alguns pontos que ajudam esse treinamento: reduzir o tempo que se emprega planejando uma tarefa; sempre que puder troque um trabalho que exige minuciosidade e morosidade por ações; trabalhe com equipes que contenham uma diversidade de pessoas, que vai te ajudar a aceitar que não existem verdades absolutas; crie o costume de pedir a opinião para toda sua equipe, e observe os vários pontos-de-vista para resolver um determinado problema; marque num papel os motivos que o levaram a determinar certa decisão, e se você os mantém ou não quando a situação muda de rumo.
3) Autoconfiança e autoconhecimento. Essas habilidades são importantes para você assumir riscos e ter segurança, são ótimas para o espírito empresarial, visando ser um líder e empreendedor. Para isso saia da sua zona de conforto e comece a ter uma visão mais ampla de até onde você pode chegar; marque num papel seus objetivos, circule os que já alcançou e sempre determine novos; fuja das pessoas muito protetoras e de superiores que não delegam tarefas, limitando sua capacidade; para melhorar seu autoconhecimento tente enxergar como as pessoas ao seu redor o vêem, ou procure um especialista no assunto, como um terapeuta, para melhorar suas capacidades pessoais.
4) Intuição. Deixar guiar-se pela sua intuição pode ajudar a livrar-se de um problema rapidamente, quando há escassez de tempo, e ajuda a melhorar sua capacidade de criação. Para isso é preciso aprender a pensar intuitivamente, como um “efeito helicóptero”, que significa ver as coisas de cima com uma certa distância; tente resolver um problema que pode até ser óbvio para os outros, e encontre mais de uma solução; quando tiver que explicar situações complexas, crie o hábito de simplificar as informações, identificando o ponto-chave para aqueles que concordam com a sua argumentação.
5) Capacidade crítica. Habilidade para analisar criticamente toda tarefa que lhe é delegada. Como se todo projeto ou trabalho seja feito com todos os prós e contras. Segundo os especialistas essa é uma das habilidades mais difíceis de se desenvolver, porém há algumas maneiras de exercitá-la: tente utilizar o lado mais racional do cérebro, evitando tomar decisões baseadas nas emoções; melhore sua capacidade de enxergar a realidade, analisando separadamente cada uma das partes que condicionam a solução de um problema, e peça a ajuda de outras pessoas para descobrir novos fatores que você não havia percebido; crie o hábito de marcar num papel qual o motivo lógico (racional) que o levou a chegar a determinada conclusão; discipline sua mente para criar todas as argumentações possíveis para defender suas idéias, sem se esquecer os detalhes como datas e investimentos.
6) Iniciativa. Serve para tornar as idéias boas em prática. É agir com velocidade e inovação. Para potencializar essa habilidade: ofereça ajuda para resolver situações difíceis e imprevisíveis; se tem tendência a evitar os riscos, passe a considerar os erros cometidos no passado como novas oportunidades para aprender; desenvolva atividades que estão coligadas à iniciativa como delegar tarefas, análise de custo-benefício; clarifique suas prioridades para colocá-las em prática.
7) Compreensão. Refere-se a compreensão e domínio da cultura da organização, otimizando o relacionamento de todos aqueles que trabalham, para ter um bom relacionamento com colegas, clientes e fornecedores. Para isso analise sua organização internamente, averigüe seu funcionamento e saiba dos obstáculos que possa vir a enfrentar; quando te anunciam um caminho, tente descobrir como as outras pessoas da organização reagirão em relação a esta nova meta.
8) Competitividade. Ter metas claras, não deter-se em chegar ao objetivo comum. Preocupar-se em realizar um excelente trabalho, ir além dos objetivos determinados por seus superiores, ter tendência a inovar e desfrutar coisas que antes não conseguia. Todos esses fatores referem-se a uma competitividade sadia, um passo para o sucesso. Esta habilidade está intimamente ligada às suas emoções e motivações pessoais. Questionar sobre seus objetivos e metas; sobre aquilo que realmente gosta de fazer e evitar rotinas de trabalho, sempre inovando, é um modo de potencializar essa habilidade.

9) Visão no cliente. Descobrir os desejos ocultos do outro, investir tempo sobre as necessidades das outras pessoas e clientes, enfim, detectar aquilo que satisfaz o cliente. Para potencializar essa habilidade: controle suas emoções e tenha flexibilidade para relacionar-se com os diversos tipos de pessoas; quando tem que lidar com clientes que não são muito claros naquilo que desejam, aprenda a questioná-los, para detectar sua real necessidade e desejos; tente manter-se sempre disponível para o cliente; seja simpático; desenvolva um histórico de pedidos de todos os seus clientes, para que quando eles entrarem em contato, você possa otimizar a comunicação.

10) Compreensão interpessoal e empatia. Ter sensibilidade para lidar com todos, satisfazer aos demais, tornar-se o líder do grupo graças a sua empatia. Esta é a habilidade chave, principalmente para aqueles que lidam diretamente com o atendimento ao cliente e profissionais na área de prestação de serviços, pois cabe a esses profissionais identificar com empatia aquilo que seus clientes realmente necessitam. Na verdade, a empatia se desenvolve com a prática, primeiro conscientemente (tomando notas do que o outro diz, escutando dúvidas e necessidades), e depois convertendo isso num hábito diário.

11) Capacidade de liderança. É a capacidade natural dos outros seguirem a você. Se você tem facilidade em motivar seus colegas de trabalho, e eles sempre pedem a sua opinião para tomar decisões importantes, você já tem essa capacidade dentro de si. Fazer com que os superiores também te sigam é uma boa proposta. Para pontecializar ainda mais essa capacidade, dedique uma parte do seu tempo para escutar os demais da equipe, conhecer os problemas pelos quais estão passando e deixar claro que eles podem confiar em você para alcançarem suas metas; tente ganhar o respeito dos demais por meio de suas atitudes, trabalhando com coerência e dando sempre o bom exemplo.

12) Persuasão. Influenciar e persuadir os demais para alcançar os objetivos propostos é uma habilidade muito poderosa. Alguns têm um inexplicável magnetismo com os outros membros da equipe, para que eles dêem o melhor de si. Mas, para conseguir ganhar mais capacidade de persuasão, há algumas dicas: melhore sua capacidade de comunicação e a maneira de por no papel o planejamento das metas; seja coerente em tudo o que diz ou faz, pois é a segurança de sua credibilidade, e assim poderá fazer com que os outros te sigam. Apenas não confunda essa poderosa habilidade de persuadir com a de manipular as pessoas, pois nesse caso essa capacidade deixa de trazer benefícios profissionais para você.

13) Relacionamentos/Pessoas. Manter relações de longo prazo com os colegas de trabalho fora do ambiente profissional; dominar as habilidades interpessoais importantes, como escutar os outros; trabalhar orientando-se nas pessoas e não nas tarefas. Essas e outras atitudes pertencem a uma habilidade muito valiosa e bem requisitada no meio corporativo pelas grandes empresas: a capacidade de relacionamento interpessoal. Para aprimorar essa habilidade: compartilhe com os demais seus assuntos pessoais; escolha pessoas que mais têm afinidade contigo, e estabeleça uma relação de confiança dentro e fora do ambiente de trabalho; trate cada um de forma personalizada; amplie sua rede de relacionamentos, entrando em contato com pessoas novas em reuniões, por exemplo.

14) Coaching. A palavra coach em português significa treinador, mentor. Quem tem a habilidade de “coaching” é aquela pessoa capaz de observar o trabalho em equipe e identificar quais os indivíduos são mais adequados para executar determinada tarefa; consegue abranger as necessidades pessoais de cada um com as necessidades da empresa como um todo e se preocupa para que toda equipe se desenvolva e cresça profissionalmente. Para aprimorar sua capacidade de coach, é preciso primeiramente se espelhar em um outro coach, que te ajude a identificar suas próprias fortalezas, e fazer com que você desenvolva-se profissionalmente, cada vez mais.

15) Trabalho em equipe. Se sentir bem em estar colaborando com todas as pessoas, em que elas também lhe digam o que deve fazer; escutar e respeitar as opiniões alheias diversas das suas; preferir trabalhar em conjunto para alcançar um objetivo comum a trabalhar sozinho para almejar por metas individuais. Essas são atitudes daqueles que possuem essa brilhante capacidade de trabalhar em equipe. Aprender a aceitar críticas; aprender a delegar tarefas; pedir opiniões para os demais e eliminar as barreiras formais em situações rotineiras são formas de você pontecializar mais essa habilidade.

16) Visão do negócio. Para aqueles que se preocupam em estar sempre atualizados; têm a própria opinião sobre em qual lugar está sua organização e para onde ela irá caminhar e é capaz de prever as conseqüências das suas decisões antes que elas virem um problema. Essas são as características de quem já possui essa habilidade, de aguçar seu faro para um todo. Para pontecializar ou começar a treiná-la: desenvolva seu lado e sua curiosidade intelectual, acostumando-se a ler livros, revistas e jornais periódicos; dedique uma parte do seu tempo para planejar, analisar e estabelecer prioridades na sua área de atuação; para prever possíveis conseqüências no futuro, passe a analisar a realidade do mercado em longo prazo, contrastando dados do passado com dados do presente.

17) Autocontrole das emoções. Controlar as situações difíceis e ter capacidade para suportar com naturalidade as situações de máximo estresse. Essas são algumas das características das pessoas que possuem essa habilidade. Para otimizar o controle das suas emoções, ou começar a ter essa habilidade: tome as decisões importantes em momentos de lucidez e não quando você estiver de mal-humor; aprenda a frear as reações negativas, contar até 10 já começa a resolver, ou peça para que alguém te ajude a se controlar; pare para respirar se necessário; potencialize sua habilidade interpessoal com os demais, assim você entenderá os pontos-de-vista dos outros, o que lhe ajudará a compreender melhor suas reações negativas em alguns momentos.

18) Comunicação e negociação. Aqueles que têm a capacidade para iniciar conversas com todos os tipos de pessoas e que, quando explicam assuntos complexos aos demais, conseguem fazer com que eles captem a mensagem logo em seguida. Essas são características das pessoas que possuem a habilidade da comunicação e negociação em evidência. Para otimizar ainda mais essa habilidade: use o feedback para descobrir quais são os obstáculos que te limitam quando se comunica com os demais; para evitar mal-entendidos, use sempre expressões como “ajude-me a…”, assim você consegue negociar e delegar tarefas aos demais.

19) Agilidade para tomar decisões. Não deixe que uma análise excessiva dos fatos faça com que você não tome decisões, te paralise. Essa habilidade se encaixa perfeitamente nas áreas em que se exijam resultados imediatos e decisões estratégicas, sem perder tempo em longas reuniões. Para otimizar: sempre analise todas as informações possíveis antes de tomar uma decisão, evite agir sob pressão; crie o hábito de anotar como você resolve os problemas mais complexos, assim quando tiver que tomar uma decisão difícil, já saberá como resolvê-los.

20) Aprendizado e desenvolvimento pessoal. Aqueles que estão dispostos a iniciar novas tarefas e buscar novos enfoques ou novos modos de fazer as coisas; sentem-se mais motivados com o desenvolvimento pessoal do que com as recompensas materiais que possam vir a ter. Essas são algumas das características que essa habilidade influi. Para otimizar ainda mais ou desenvolver essa habilidade: tente melhorar sua autocrítica com os feedbacks, pois, com eles os outros lhe informam o que está indo bem e mal com você. Se você for capaz de assumir suas críticas e erros será capaz de desenvolver qualquer aprendizado.

Leila Navarro – Administradores

Planejamento e Controle

Planejamento

Planejar sempre foi uma necessidade do homem. Desde tempos imemoriais o ser humano procura precaver-se das surpresas desagradáveis tomando medidas preventivas contra toda sorte de danos que possam prejudicar o resultado de seu intento. O homem pré-histórico era nômade e deslocava-se sempre que os recursos (caça e frutos) se esgotavam na região onde vivia. Depois, ele domesticou animais entrando na era pastoril, porém continuou nômade porque necessitava de pastagens para seus rebanhos e ainda hoje, temos tribos no norte da África e estepes asiáticas que mantém esta tradição.
Na era agrícola o homem deixou de ser errante e fixou-se, começou a plantar, sendo a cultura de alimentos a primeira atividade planejada do ser humano. Então, o agricultor precisou estocar sementes, respeitar a data de plantio, preparar do solo, prover a irrigação, colher e armazenar.
A agricultura foi a primeira atividade produtiva do homem onde ele, pelo seqüenciamento racional de atividades, obteve resultados almejados.

Conceito
“Planejar é elaborar um roteiro de ações para se atingir um determinado fim”. (Aurélio),
“Planejar é a determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa, um órgão do governo etc.), visando à realização de determinado projeto; planificação”. (Houaiss)
“O planejamento é uma atribuição pela qual o homem, agindo em conjunto e através da manipulação e do controle consciente do meio ambiente, procura atingir certos fins já anteriormente por ele mesmo especificados”. (FRIEDMAN, 1960)
Quando o planejamento consiste em medidas de resultados a longo prazo visando implementar estratégias e almejando a vantagem competitiva das organizações e aumentando seu poderio em relação à concorrência, denomina-se o Planejamento Estratégico.
Se constituído de ações que impetrem medidas que redundam em retornos de médio prazo objetivando melhorias no produto ou serviço através de adoção de novas metodologias e tecnologias restritos a um departamento ou mais, denomina-se Planejamento Tático.
Medidas imediatistas (curto prazo) visando correções de desvios ou o acompanhamento de processos restritas à setores ou seções, denomina-se Planejamento Operacional.
O Planejamento viabiliza a visão antecipada das ações desencadeadas ao longo de um processo, utilizando-se de todos os meios disponíveis para se atingir os fins que se pretende:
• Prevenir surpresas, obstáculos … previsibilidade
• Antecipar-se aos problemas … pró-atividade
• Noção das demandas … eficiência
• Fazer o que é certo … eficácia
• Fazer o que tem que ser feito … efetividade.
No planejamento, deve-se ter em conta a:
• Viabilidade Econômica: diz respeito aos custos e receitas envolvidos no projeto, às condições de financiamento, à capacidade de pagamento, etc.
• Viabilidade Técnica: o planejamento deve ser compatível com a disponibilidade de matéria-prima, equipamentos, know-how e de pessoal especializado etc.
• Viabilidade Política e Institucional: considerar a situação legal, a aceitabilidade do plano pelos responsáveis por sua execução e pelos que serão atingidos pelo processo.
“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes”. PETER DRUCKER

A necessidade de planejar
Toda atividade humana realizada sem qualquer tipo de preparo é uma atividade aleatória que conduz em geral, o indivíduo e as organizações a destinos inesperados, decepcionantes e via de regra a situações piores que aquelas anteriormente existentes.
Inúmeros são os prejuízos resultantes da falta de planejamento:
• aumento dos custos (prejuízos)
• aumentos do prazo de conclusão (atrasos)
• descumprimento do contrato (multas)
• perda de credibilidade (imagem)
• e por fim . . . perda do cliente !!!
O planejamento surge da necessidade de gerenciarmos um projeto ou processo e seu produto é um plano onde relacionamos:
• escopo: objetivos a serem alcançados, abrangência;
• ordenação: seqüenciamento e precedência de execução das atividades,
• visão: fatores críticos de sucesso – condições essências,
• previsibilidade: riscos e incertezas no desenvolvimento,
• variabilidade: prazos e folgas de cada atividade,
• quantificação: recursos necessários e disponíveis,
• aquisições: obtenção de bens e serviços externos,
• qualidade: garantia no atendimento das necessidades,
• programação: datas de início, término e datas-limite de cada atividade,
• atribuições: responsáveis pela condução e execução,
• integração: comunicação aos envolvidos.

Controle
“Monitoração, fiscalização ou exame minucioso, que obedece à determinadas expectativas, normas, convenções, etc”. (Houaiss)
Conjunto de etapas de:
• acompanhamento: medição, coleta e registro de informações resultantes da execução de uma tarefa,
• avaliação dos dados coletados (desvios, erros, perdas…),
• análise e divulgação das informações resultantes da avaliação (feedback).
O controle previne que os erros se propaguem pelas várias etapas e se corrijam falhas do planejamento a tempo de se recuperar prazos para atingir os objetivos inicialmente definidos, devendo ser:
• contínuo: ocorrer ao longo de todo o processo,
• interativo: concomitante com as ações planejadas (tempo real)
• iterativo: ser repetitivo,
• permanente: não deve ser interrompido,
• eficaz: apontar que o andamento das ações está em concordância com o planejado (ou corrigir os problemas).
A detecção dos problemas (falhas / atrasos) é facilitada pela adoção de indicadores de desempenho e / ou resultados que provêem referenciais de acompanhamento e aferição das ações, nas perspectivas:
• temporais (prazos)
• dimensionais (qualidade)
• ambientais (riscos)
• quantitativas (produtividade, capacidade…)

Conclusões:
O planejamento define o que, como, por quem, quando e onde as ações devem acontecer. . .
O controle investiga e avalia os resultados das ações procurando corrigir as falhas em tempo hábil e registrando as lições aprendidas.
Não adianta planejar o que não vai ser controlado nem controlar o que não sabemos como vai acontecer.
O planejamento não é uma iniciativa onde pretende-se acertar tudo e sempre mas sim, minimizar decepções e prejuízos visando maior eficiência e eficácia nos projetos e processos.

Wagner Herrera – Portal do Marketing

Equipes imbatíveis: os segredos para o sucesso do trabalho em conjunto

Você se lembra quando foi a última vez em que saiu do trabalho com a mente limpa e sua lista de tarefas zerada? Bem, eu também não lembro. Na verdade, sonho com esse dia… logo depois de ter sonhado com meus afazeres.
Brincadeiras à parte, ultimamente tenho me dedicado mais à organização de meu tempo, tentando deixá-lo mais produtivo, tanto no que se refere aos assuntos profissionais quanto pessoais. Fico tremendamente frustrado quando olho para trás e vejo projetos importantes encostados. O dia-a-dia nos impõe urgências e tira nosso foco de atividades que, se realizadas, trariam um benefício muito maior a médio ou longo prazo. Isso ocorre tanto nos objetivos particulares, quanto nos profissionais e empresariais, com indivíduos, equipes ou famílias.
Investir no gerenciamento do tempo é o caminho para quem busca a produtividade. Entenda por produtividade ser eficiente, obter mais resultados em menos tempo, o que não significa necessariamente fazer mais em menos tempo. Poderíamos discutir algumas técnicas de organização pessoal, que certamente seriam muito importantes, mas neste artigo vou limitar-me à questão da produtividade em grupo. Mais especificamente, abordarei um tópico polêmico e difícil: a delegação de tarefas. Algo igualmente essencial para quem busca tornar-se eficiente.
Você possivelmente conhece a diferença entre um simples grupo e uma equipe. O primeiro é composto por pessoas trabalhando de modo independente. Não há interação produtiva, mas, no máximo, uma simples distribuição de afazeres. Elas não interagem buscando explorar suas diferenças, competências individuais e criar sinergia. Já em uma equipe, os membros são interdependentes. A interação busca otimizar resultados e o trabalho é distribuído de acordo com as competências individuais.
Equipes florescem em ambientes de liberdade, respeito e comprometimento. A estrada para transformar um grupo em uma equipe é composta por:
• Ambiente de inclusão e respeito à individualidade, diferenças culturais e diferentes conhecimentos técnicos;
• Um sistema ágil de trabalho que coloque ordem na produção, porém flexível de modo que permita inovações, exceções e melhorias. Ou seja, uma ferramenta, não um molde;
• Uma liderança baseada em confiança e valores propagados e verdadeiramente aceitos pelo grupo;
Tolerância a erros;
• Delegação de responsabilidades.

(Imagem: iStockPhoto)

É necessário delegar sabiamente para que se atinja o máximo da eficiência de uma equipe. Aposto que você já sabe disso. Mas quando e por que delegar? Geralmente, delegamos quando:
• Estamos totalmente sobrecarregados;
• A tarefa nos é desagradável;
• Somos tecnicamente despreparados;
• Estamos inseguros;
• O resultado da tarefa traz riscos que não queremos assumir.
Como se pode notar, estes não são os melhores motivos para se delegar algo importante. Quando a delegação baseia-se nestes itens, ocorre a delegação de tarefas e não de responsabilidades. Para dar um passo em direção a solução, primeiramente, é importante entender a diferença monumental entre delegar responsabilidades e delegar tarefas.
Quando você delega tarefas, está automaticamente tomando para si a responsabilidade de gerenciar o resultado do trabalho alheio, a fila de tarefas, as prioridades e o tempo do delegado. Sua equipe se torna um monte de “mãos burras” que você tem de comandar nos mínimos detalhes. Por conseqüência, você acaba por assumir centenas de pequenas tarefas que, por serem pequenas, dão mais trabalho para delegar do que para fazer. Ao delegar tarefas você está aumentando suas preocupações ao invés de diminuí-las.
Quando você delega responsabilidades, também delega o comprometimento com o resultado, a independência de definir prioridades e de gerenciar o tempo da forma que for necessário. Você dá autonomia a sua equipe e usufrui dela por inteiro, mãos, cérebros e corações. As pequenas tarefas são automaticamente assumidas pelo delegado. Obviamente, na posição de delegante, você ainda terá de reservar algum tempo para monitorar os resultados, mas certamente seu nível de preocupação será bem menor.
Delegar responsabilidades exige grande habilidade de comunicação e bom relacionamento. O delegante deve gerar o entendimento da importância e do resultado desejado, para então obter o compromisso do delegado. Para gerar o entendimento da importância e do resultado desejado, você necessitará de autoridade e confiança mutua. Estes são os ingredientes básicos de um verdadeiro líder.
Então, sabendo que não se deve delegar tarefas, mas sim responsabilidades, podemos identificar motivos melhores para delegar. Delegue quando:
• Há alguém que dá maior importância ao assunto, vê um desafio, uma oportunidade de mostrar sua capacidade;

• Há alguém que tenha mais paixão pelo assunto, enxergando detalhes que, aos seus olhos, passariam despercebidos;
• Há alguém com capacidade técnica superior, que possa lidar com situações variadas daquele assunto.
Perceba que nesta segunda lista, o foco da análise está nas qualidades do delegado, enquanto na primeira, o foco está nas fragilidades do delegante. Para delegar inteligentemente, você deve realmente olhar para sua equipe.
Ao delegar, exponha a importância da tarefa em relação ao todo. Frise os resultados esperados, o que não pode ocorrer e as restrições de execução. Apresente os recursos que podem ser utilizados. Ensine como se deve fazer, mas deixe espaço para a criatividade e inovação. Por fim, defina rotinas de acompanhamento, conseqüências positivas e negativas em relação à obtenção dos resultados. Deste modo, você dá a liberdade necessária, respeita a inteligência e o coração do indivíduo e gera compromisso com o resultado.
Para delegar com eficiência, primeiramente, você deve fazê-lo com calma, em momento oportuno. Nada de sair distribuindo ordens de modo aleatório ou simplesmente ordenar listas, seja através de um caderno ou software. O contato humano, a atenção dedicada, o ensinar e o ouvir são suas armas para construir um relacionamento produtivo e saudável com sua equipe.
Grande parte dos conceitos deste artigo estão presentes no livro “7 hábitos de pessoas altamente eficazes”, de Stephen R. Covey. Para quem busca aprofundar-se no assunto, recomendo esta leitura. Outro livro interessante é “A arte de fazer acontecer” de David Allen. Neste, o autor explica um método completo de organização pessoal. Em minha opinião, um livro complementa o outro, sendo extremamente válida a leitura de ambos.

Daniel Bastreghi – Administradores

Equipes de Marketing

Toda organização, ainda, está dividida em departamentos, não apenas em equipes distintas que realizam tarefas distintas, mas em blocos que não conseguem se comunicar.
Um dos grandes pontos abordados pelo profissional de Marketing é unir a organização, tornar cada departamento parte da empresa, unir pessoas para que tudo seja feito em equipe.
Uma equipe sempre deve ser composta por Talentos Humanos com habilidades diferentes, logicamente todos têm excelência ao realizar determinada tarefa, possuem pontos medianos e outros pouco bons.
As organizações pecam ao realizar treinamentos para melhorar os pontos onde uma pessoa não têm condição de tornar-se excelente, mas é tudo sempre feito dessa forma, ou seja dinheiro jogado fora e um auto-engano para a empresa e o colaborador.
Com os departamentos conectados realmente, é fácil definir objetivos, metas a serem alcançadas e estratégias que englobem a organização, sem dar preferência para este ou aquele departamento.
Quando Alexandre Las Casas fez uma comparação entre o Marketing e o futebol, foi observado que cada uma das regras também aplicava-se ao mercado, à organização e aos profissionais que ali estão.
A melhor equipe não é composta por uma pessoa, nem duas, mas é aquela que consegue unir todas as pessoas da forma correta, exatamente com em um time de futebol, em que cada jogador trabalha de acordo com o exercício da excelência a favor do time, cumprindo suas funções com suas melhores qualidades.
Para formar uma equipe são necessários alguns pontos, como:
 

  • Ética: este é um dos pontos que irá unir todos os departamentos em uma grande equipe, trará o melhor de cada uma para fazer a empresa conquistar o que foi visto no planejamento, também é a base para formar uma equipe altamente qualificada e preparada para o mercado;
  • Planejamento: o planejamento, elaborado por um profissional de Marketing, visa unir a organização, todos os departamentos têm um objetivo comum perante o mercado, satisfazer as necessidades e desejos do consumidor;
  • Liderança: aqui não é necessário poder, dar ordens é fácil, unir uma organização completamente não, por isso é necessário que este líder tenha como objetivo principal garantir que cada departamento trabalhe em conjunto com os demais;
  • Feedback: saber ouvir é a melhor arma do profissional de Marketing, seja para atender aos departamentos, evitar conflitos desnecessários ou abrir Canais para contato direto com o consumidor, quem não se preocupa em ouvir não sabe o que fazer;
  • Pesquisa: é necessário sempre estar avaliando todo o processo, cada decisão, verificando o que não está muito bom na organização, assim como também é vital saber quais são os desejos e necessidades do consumidor e o que o mercado oferta a ele.

Formar uma equipe excelente é um dos desejos de muitas organizações, mas também deve-se saber que muitas vezes as grandes estrelas, quando em grande número, podem não trazer o resultado necessário, simplesmente porque possuem as mesmas características e não querem ser tratadas como os demais, isso é facilmente percebido em times de futebol.
A organização pode ser comparada a um time de futebol, cada posição em campo é fundamental para o sucesso do conjunto, e o que pode unir a empresa é o compromisso com o atendimento dos desejos e necessidades do consumidor, algo que muitas delas ainda não conhecem ou não se preocupam.

Rafael Menshhein – portaldomarketing.com.br

O Segredo das atitudes na gestão dos negócios em 2009

Senhores passageiros é hora de decolar, o peru já se foi, o carnaval também. O nome da ação, e sem perda de tempo, chama-se deslocar o corpo para reposicioná-lo na frente dos acontecimentos e diante dos fatos para que não sejam transformados em álbuns de fotografias, do tipo podia ter sido, mas não foi.

Esse ano não tem a cara dos irmãos anteriores, pois na verdade ele já começou há meses atrás e de uma forma bastante radical, típica daqueles que nos viram de ponta cabeça para que possam cair todos os equipamentos adquiridos ao longo das experiências vivenciadas, no sentido de montarmos um arsenal para uso. Diria que esse é o momento aonde as oportunidades são reservadas para o peso da Inteligência, acima da tradicional influência política.

As atividades empresariais terão que adicionar ao tudo de antes, a ampliação dos critérios de custeios e de seguranças que somados aos “feelings”, devem identificar as oportunidades diante da inclusão clara das disponibilidades reais de cada potencial negócio, seus impactos e recursos dentro da casa que representamos.

Nos meios dos negócios dependeremos estrategicamente de gente competente e expositiva (Dialogo extremo: Fornecedores, Equipes e Mercado) para que no conjunto tenhamos os sentimentos corretos dos ajustes pelas mudanças que irremediavelmente teremos que processar, e tantas vezes enquanto necessárias, para os consensos diante das definições da rota a seguir.

Planejamentos, revisões e atuações serão os itens determinantes para quem queira enxergar a luz, e o fator da competência só será transferido aos resultados, quando o tempo estiver em sintonia com as formas rápidas e claras inseridas entre os intervalos das decisões pensadas e exercidas pelo grupo, pelas equipes.

Teremos que gastar “QI”, nos munindo de balas combinadas com as dos parceiros, evitando pensar nos ataques laterais, já que o alvo dos negócios do semestre está principalmente no mercado interno e sua condição mais favorável para absorções de expansão de demanda, se confrontado com os indicadores de retração em relação aos nossos tradicionais parceiros da exportação.

Sérgio Dal Sasso – http://www.portaldomarketing.com.br